時間を作るために手戻りをどうやったら減らせるか

すべては「考える時間を作り出す」ため

速さは正義だ。しかし、どんなに頑張ったところでキーボードを打つ速さが10倍にはならない。システム化による効率化という方法もあるが、これには投資が必要であるしできるまでに時間がかかるのですぐにというわけにいかない。

その点手戻りについてはちょっとしたことで改善でき費用対効果も高い。こんな程度か!と思う人もいるだろうが、こんな程度でもやっておけばそれなりの結果につながるものだ。データ分析を例に出してはいるが、もちろんどんなことにも当てはまる話であろう。

手戻りを減らそう

仕事が遅れる理由の多くは準備やコミュニケーションの不足による手戻りであり、これが改善すれば作業効率は大幅に上がる。手戻りはデメリットだらけだ。まず作業が増えるので単純に考えて余計な時間がかかる。当然その分他の業務に影響がでる。そして何より精神衛生上よろしくない。そんなわけで、いかにして手戻りをなくすかが重要だ。では、具体的にはどうするのがよいのか。

事前のコミュニケーションと準備は念入りに

まず、分析の目的を関係者と共有しなければならない。ここで妙な妥協をすると後々になって面倒なことになるので、じっくりと時間をかける方がよい。その上で、期限・予算・工数などの制限の中でできることできないことを明確にし、どのような情報やデータが必要かについては専門家の視点で提示する。また、データ分析で困った依頼の原因とその対策にあるような場合についてはこの時点で潰しておく。

とはいえ、最初から完璧なものはできない。あれこれ試行錯誤しているうちに違うアイデアが出たり、過不足に気付いたりということが起きる。よほど単純だったり過去に似たようなことをしているのではない限りはそれが当然であり、これは手戻りによる無駄ではなく本来使うべき時間として最初から確保しておく。

後出しを見越しておく

経験やスキルが無いと、後々起きることが見通せずに目先のことだけに捕らわれる。キャンペーンの反応を見るのに東京都の20代のデータをリクエストされたので提供したら後になって区ごとに見たい、30代や10代はどうなのか、やっぱり女性も必要で、キャンペーンをやっていない神奈川県と比較したいと五月雨式に依頼される。こういった依頼にいちいち答えていたらいくら時間があっても足りないし、めんどくさい。

なので今後どのような追加があるかを見越してデータを作っておくと後で楽になる。試行錯誤の上で視野が広がったり新しい問題意識が発生することによる追加分はやむを得ないが、予想できるしかつ追加作業のコストが低いにも関わらず、依頼者と同じレベルで考えて先回りをせずに言われた最低限しか用意しないのは怠慢だと言われても仕方がないだろう。

うざいと思われるぐらいに途中経過を共有する

勝手に「こうだろう」と進めてやり直しになるぐらいなら、何度も途中経過を共有してずれがないか認識合わせをする方が良い。「あとはそっちでやって」と言われたとしても真に受けてはいけない。ただし、メールで証拠が残ったり、会議など関係者が大勢でいる前で言われたりした場合は後で何か言われても「こっちでやれって言った」と反論できるので心配は少ないが、あまり良いやり方ではない。

100全部ではなく、1の場合と2の場合をまずやる

最初から全てのパターンについて実行してしまうと、途中でエラーで止まったり、間違えに気付いてやり直すにしてもその都度大幅なロスがでる。まずは1つだけで実行し問題無いかを確かめる。10だろうが100だろうが独立しており相互に影響がなければこの時点で全てのパターンを実行すればよいが、そうでない場合は2つでの実行も行わなければならない。1つならうまくいっても2つではうまくいかないことがあるからだ。2つでうまくいって3つで失敗することはないので、1と2の場合を確かめれば十分。

たとえば日別にデータを出力し、最後に結合することを考えよう。1日分だけならば結合は不要だが、2日分の場合はまず1日分のデータを作成してテーブルに格納、次に2日目のテーブルを追加と違う処理になるので1日分だけ実行して問題ないからと全部やろうとすれば、失敗する。2日分まででうまくいけば同じ処理なら1ヶ月でも1年でも問題ない。

それでも手戻りが来たら、原因を突き止めて改善する。

もちろん状況にもよるが、問答無用で「それはやり方が悪い」などと相手を責めたところで何もならないどころか対立を生む。それが何度もミスを繰り返した後であればいい加減にしろと言いたくなるのもわかるが、もしかしたらそれは上司やクライアントの無茶な要求に対抗しきれなかったからなのかもしれない。そういった全体像を把握し、より良い方法をこちらから提案すれば手戻りが減るだけでなく流れもスムーズになり、自分も嫌な気分をしないで済むようになる。それでみんな仕事が進むなら、その方がいいではないか。

生産性

Posted by 管理人