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[データ整備/抽出] 抽出依頼の管理表を作る

データ抽出

抽出依頼の管理表を作ってまとめておく

たくさんの依頼を同時に扱うので、抽出依頼の管理表を作っておく。チームで動いている時はもちろん、抽出担当が自分1人であっても同時に動いている依頼が増えると必要になる。管理表に最低限必要な項目は以下になるだろう。

  • 受付番号
  • 合意した納期
  • 完了日
  • 依頼者
  • 担当者
  • 題名
  • 現状

受付番号

区別がつけばなんでもいいが、連番にしておくのが素直だろう。題名よりも受付番号の方がコミュニケーションがしやすい。

ファイルやフォルダなどに名前を付ける際にはこの依頼番号を使うと探しやすい。

合意した納期

打ち合わせを経て納期が決まったら記載する。受付時は空欄でいい。「来週中」のように納期に幅がある場合は、その期間の中で最も早い日から中間までの日の間で他の依頼の様子を見ながら妥当な日に設定する。期間の後ろの方の日にしてしまうと、少し遅れが出ただけで納期に間に合わなくなる。

完了日

依頼が完了した日を入力する。現状の欄に「1/1 完了」と書いてみたり別に状況を示す欄を作ったこともあるが、今のところ完了日を書いておくのが一番わかりやすい。

完了日は依頼のクローズが確認できた日にしている。実際に完了した日でもいいがいつにするかは決めておいた方がいい。

ここに記入をしたらフィルタで見えなくしておくとすっきりする。消さないでおけば月別にどれぐらいの件数をこなしたか後で集計するのにも使える。

依頼者・担当者

抽出担当者が1人ならば担当者の欄は不要。チームで動いている場合、どちらかの不在時にトラブルが起きた際に依頼者や担当者が書いていないと連絡先を調べるのにも手間がかかるので書いておく。

依頼の題名

通常は依頼時に書いてもらった題名をそのまま使う。とはいえ同じ様な題名だと区別がつかなくなるのである程度具体性があった方がよいので修正する場合もある。

現状

やり取りの詳細は別にある(はずな)ので、管理表には「この依頼は今どういう状況だったっけ?」がぱっとわかるように書いておく。

例えば「1/1 アウトプット確認待ち」「12/31 〇〇さんにデータ問い合わせ中」など。「〇番と同じデータを使う」といったメモ書きに使ってもいい。

依頼管理表の運用ルールを決めておく

管理表だけ作ってもだめでルールを決めておかないと記入が漏れる。ルールとはつまり「誰がいつ記入するのか」だ。大まかに言うと「依頼発生時に受付担当者が記載して受付番号を発行、その後は担当者が自分で管理する」となる。

似たような依頼も多いので受付番号が発行された以降はこの番号で話をすると分かりやすい。また受付と同時に抽出担当者が決まるなら同時に伝えると話がスムーズに進む。

抽出担当者の中には管理表を使おうとしない人が一定数出てくるが許すべきではない。そういう人に限って遅延や対応漏れを多く起こしがちで、しかも直前まで発覚しなかったりする。管理表を使わせるとかなり防止できるはずだ。

依頼管理表のためのツール選定

依頼管理表を作るツールの基準として考えておくべきは2点あると思っている。

1つは依頼の一覧が見えること。「各担当者が自分の担当分に絞り込みして優先度の高い順に自由に並び替えたら必要な分が見える」ぐらいで十分。特に表示件数が少なすぎると困る。

もう1つは使いやすいこと。特に動作が軽いこと。あまりに使いづらい管理表はそれだけで不満が溜まってしまう。すると管理表の更新が面倒になって放置したり独自の管理表を作ってしまう人が出てくる。

正直使えれば何でもいいので悩むならとりあえずスプレッドシートで作ればいいと思う。

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