データ整備

[データ整備/抽出] 抽出依頼への対応の優先順位の付け方

抽出依頼には優先順位を付けて対応する

抽出依頼が来た順番に対応していると納期に間に合わない依頼が出てくる。そのため優先順位を付けて対応しているのだが、自分がどのように考えているのかを言語化してみる。

優先度が高い順番に並べると次のようになる。

  • 納期が近い依頼
  • 内容を早めに決めておいた方がよさそうな依頼の打ち合わせ
  • 依頼者以外の誰かの協力が必要なこと
  • 納期がまだ先であっても時間がかかりそうな依頼
  • 重要度が高い依頼
  • 納期までの余裕がある依頼の打ち合わせ
  • 納期が決まっている依頼
  • 納期が決まっていない依頼

最優先:納期が近い依頼

納期がその日や翌日の依頼は最優先で対応している。対応するとは、依頼を完了させることに限らない。納期の延長や納期までに抽出する内容を依頼者と調整することも含まれる。

理由は明快で、依頼者は事前に合意した納期までにデータを受け取ることを前提に次の分析やレポート作成を行うスケジュールを立ているからだ。

なので納期に間に合わせることは大前提であり、もし間に合わない可能性が少しでも出てきたらとにかく早く連絡する。

2番目:内容を早めに決めておいた方がよさそうな依頼の打ち合わせ

内容を決めないと予定を立てることも他の依頼と調整することもできない。なのでいくつかの場合は打ち合わせを優先することにしている。

忙しいからと全部の依頼の打ち合わせを後回しにしてしまうと、手が空いてから聞いてみたら急ぎの依頼にはもう間に合わない、なんてことになってしまう。先に打ち合わせを行っておけば希望納期までには間に合わなそうだと依頼者に早く伝えられる。

打ち合わせの結果、実は簡単にできることがわかるかもしれない。これは慌てて損をしたのではなく打ち合わせを先に行ったことで余裕が出来たと歓迎すべきことだ。

ここは以下の3つの場合がある。

  • 急ぎの依頼
  • 概要だけでは内容と工数の目途がつかない依頼
  • 簡単な依頼だと思っても他の予定が詰まっている時に入った依頼

急ぎの依頼

すぐにでも打ち合わせを行う必要がある。なぜなら、他の依頼との調整が必要になることが多いからだ。ただし必ず依頼を引き受ける必要はないと考えており、打ち合わせの進め方と取るべき合意の「急ぎの依頼への対応」に書いたように対応している。こちらにも引用しておこう。

もし依頼が詰まっているなら先に入っていた他の依頼よりも前に対応することになる。急ぎの依頼を優先することで他の依頼に影響が出るならば、影響される側の依頼者に納期を遅らせられないかを打診する。調整がつかない場合はエスカレーションして判断を仰ぐ。それも無理ならば先に入った依頼を優先すべきだ。
打ち合わせの進め方と取るべき合意

概要だけでは内容と工数の目途がつかない依頼

依頼の概要を聞いても内容や工数の見通しが全く立たないのであればできるだけ早く打ち合わせをした方がいい。知識や技術力が足りていない可能性があるので詳しい人に聞く必要があるかもしれないし、その場合は抽出に相当な時間がかかることを覚悟しておく(そして思っているさらに倍以上の時間がかかることもある)。

簡単な依頼だと思っても他の予定が詰まっている時に入った依頼

簡単な依頼だからとぎりぎりに手を付けたら実はややこしかったりデータの入手が必要だったりが発覚して遅延に繋がりやすい。なので余裕が無い時ほど念のために早めに打ち合わせをした方がいい。簡単な依頼と判断できるなら内容や必要は大体のめどがついているはずなので、打ち合わせはすぐ終わるはずだ。

忙しいと忘れがちで、そういう時に限って実は簡単ではないことがわかったりする。

3番目:依頼者以外の誰かの協力が必要なこと

例えば「データを入手するための手配」や「データの仕様の確認」は協力してもらう人からの返事を待つ間は依頼に取り掛かれない。頼んでも他人の時間をこちらの都合の良く使ってもらえることは少ないし、頼んでみたらその人の予定が埋まっていて動けないということもあるので早めに動いておく。

仕様の確認のための問い合わせならメールを1通書いておくだけで大した時間はかからない。しかし、それだけで依頼に着手できるかどうかが時には数日の差が出てくる。少し時間のかかる処理の待ち時間や、考えが煮詰まって手が止まっている間にやっておくのがちょうどいい。

4番目:納期がまだ先であっても時間がかかりそうな依頼

4番目から6番目はその時の状況によって柔軟に入れ替える。

まずは日程には余裕があるが時間がかかりそうな依頼だ。時間がかかりそうかどうかは以下のことを踏まえて検討する。

  • 抽出するデータの種類が多い
  • 抽出するのに処理が複雑になりそう
  • インプットの入手に時間がかかりそう
  • 依頼者のレスポンスが遅いためなかなか確認が進まない
  • 慣れていない環境やデータを利用する
  • えらい人からの依頼を部下が仲介している

もし依頼の内容の一部だけに時間がかかるのであれば、その部分が終わった段階で改めて優先順位を見直す。インプットの入手や仕様の確認には数日必要だが、そこが終わればあとは1時間ぐらいで抽出できることはよくある。

5番目:重要度が高い依頼

抽出する側には重要度の判別がつきかねることが多いので、依頼者が「重要だ」と強調しているのであればここに入れている。

急ぎの依頼として入ってくることも多くその場合は優先順位が高くなる。なのでここに分類されるのは以下のような内容で納期に余裕がある依頼だ。数は少なく「他の依頼よりもちょっと優先する」ぐらいの扱い。

  • 来年度の予算や目標を決める数値
  • 大きなクライアントへの提案に使うデータ
  • トラブル対応のための調査

6番目:納期までの余裕がある依頼の打ち合わせ

後回しにしている打ち合わせは他の依頼の対応の合間に進める。打ち合わせから実際の着手まで時間が空きすぎると内容を思い出したり依頼者に聞き直したりと無駄な時間がかかってしまうので早く打ち合わせすればいいというものではない。

しかし、忙しいと後回しにした依頼の打ち合わせを忘れてしまい直前で慌てることもあり、バランスをとるのが難しい。

7番目:納期が決まっている依頼

急ぎや重要度の高い依頼が入ってきて後回しにしているといつのまにか納期がぎりぎりになって慌てることになる。余裕があるうちにもっと納期を遅らせられないか調整する必要があるか意識しておく。

最後:納期が決まっていない依頼

納期が決まっていないということは「手が空いていたらやってほしい」といった依頼だ。だが依頼は常に発生するのでここまでたどり着かないことはめずらしくない。

そのまま放置しておくと依頼管理表に古い依頼が溜まっていくので依頼から半月から1か月ぐらいしたら「この依頼はどうするか」と聞く。

具体的な納期の希望が出てきたら打ち合わせを行うし、希望がなければ「一旦キャンセルするので必要になったらまた依頼してもらう、でいいですか」と聞くと受け入れてもらえることも多い。

これで完璧なんてことはない

累積したら1,000件は軽く超える抽出依頼の経験と試行錯誤の結果、現在のところこのような順番になった。とはいえ絶対にこの順番を守っているというわけでもない。簡単な依頼なら優先順位は低くとも隙間にさっと済ませることもある。

自分の頭の中を整理してみたが、他の人はどうしているのだろう。違うところがあるのか大まかには同じ様なことをしているのか教えて欲しい。

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